A papírmentessé válás a digitális átalakulás létfontosságú szakasza. A vállalatok számára előnyös, ha csökkentik a papírfüggőséget, és digitális médiát használnak információk megosztására, jegyzetek készítésére, számlák készítésére és még sok másra. Az egyik kulcsfontosságú technológia, amely mindenkit segít a dokumentumok digitalizálásában, az OCR vagy az optikai karakterfelismerés.
Az OCR technológia lehetővé teszi a tartalom képből szöveggé konvertálását, megkönnyítve és gyorsabbá téve a digitalizálási folyamatot. Az OCR és a mesterséges intelligencia kombinációja ma már automatizálja a papírmentes munkát és automatizálja a digitalizálási folyamatot.
Mi az az OCR technológia és hogyan működik?
Az optikai karakterfelismerés a szövegképet olvasható és szerkeszthető szövegformátummá alakítja. Egy OCR olvasó segítségével szkennelhetünk be egy dokumentumot, ami lehet nyugta, számla, jelentés, stb., kép formátumban. Az OCR technológiának vannak korlátai, például nem tudja átalakítani a szöveget szerkeszthető formátumba. A kép tartalma egyszerű szöveges adatokká konvertálódik.
Az OCR konvertálási folyamat a képfelvétellel kezdődik, ahol a szkenner megkapja a képet, és azt bináris adatokká alakítja. A lapolvasó a világos területeket a kép háttereként, a sötét területeket pedig szövegként fogja besorolni.
Ezután megtisztítja a képet, és eltávolítja a hibákat az olvasás javítása érdekében. Az alkalmazott tisztítási technikák a következők:
- Ferdementesítés
- Foltosodás
- Dobozok eltávolítása
- Szkript felismerés
Ezután a két alkalmazható algoritmus egyikével Mintaillesztés, és Feature Matching, a kép az utolsó előtti formáját és tartalmát kapja. A mintaillesztés magában foglalja az összes karakter (úgynevezett karakterjel) illesztését az áruházi karakterjelekkel, hogy a képet a digitális változatában regenerálja.
Az OCR szerepe a dokumentumok digitalizálásában
Továbbra is új technológiák és rendszerek jelentek meg, miközben haladunk a digitális átalakulás felé. Számos technológiára van szükség ahhoz, hogy áttérjünk abból az időből, amikor mindent papírra nyomtattak, egy olyan korszakba, amikor a papírmentes műveletek normálissá válnak.
Az OCR az egyik olyan technológia, amely kiküszöbölheti a kézi adatbevitel és digitalizálás fáradságos folyamatát. Itt van hogyan segítenek az OCR-ek a dokumentum digitalizálási folyamatának felgyorsítása:
- A beépített helyesírás-ellenőrző minden hibát és kétséget jelez a képen, mielőtt olvasható formátumba konvertálja. A különböző programok különböző helyesírás-ellenőrző rendszerekkel és adatbázisokkal rendelkeznek; válassza azt, amelyik elősegíti a gyors hibajavítást.
- A papírdokumentumot beolvasó OCR program átfogó elemzést végez.
- Az MS Word funkcióival minden mondat helyesírását is ellenőrizheti. Ezzel egyidejűleg új és összetett tudományos kifejezéseket ad szótárához a további relevanciáért.
Továbblépve, az OCR program beépített rendszerrel rendelkezik a médiaadatok és információk optimalizálására. Javíthatja a minőséget azáltal, hogy optimalizálja a médiát nagyobb tisztasággal és láthatósággal.
Általában az OCR programokban a fekete-fehér vonalas képek art módban vannak, és GIF és PNG formátumban kerülnek mentésre. A fekete-fehér fényképeket azonban GIF vagy JPEG formátumban, a színes fényképeket pedig JPEG formátumban menti a rendszer. A vállalatoknak be kell állítaniuk az OCR-infrastruktúrát, hogy kihasználhassák e technológia előnyeit.
Az OCR előnyei a dokumentumok digitalizálásához
Az OCR folyamat lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy digitalizálják a műveleteikkel és szolgáltatásaikkal kapcsolatos összes papírmunkát. A digitalizált dokumentumokkal a vállalatok a nagyobb biztonság, hozzáférhetőség és pontosság előnyeit élvezhetik.
Helyet takarít meg
1 MB meghajtó 500 oldalnyi nyomtatott szöveg tárolására képes. Ha a vállalkozásoknak rengeteg papírja van, képzelje el, mekkora helyet takaríthat meg az OCR-rel történő digitalizálással.
Nagyobb biztonság
A papír alapú dokumentumokhoz bárki hozzáférhet, de a digitalizált dokumentumokat jelszóval lehet védeni. Ezenkívül ellenőrizhetjük a naplófájlokat, hogy megtudjuk, kik fértek hozzá egy adott dokumentumhoz.
Könnyű hozzáférés
A digitalizált dokumentumokhoz bárki hozzáférhet a világ bármely pontjáról. A hozzáféréssel rendelkezők a szükséges dokumentumokat is megkereshetik, hiszen a digitalizált dokumentumokat egy központi szerver tárolja.
Költségmegtakarítás
A fizikai dokumentumok tárolásának, kezelésének és megőrzésének költsége magasabb, mint a digitalizálásé. A dokumentumok digitalizált változatai nem fakulnak el és nem rothadnak el. A digitális dokumentumok azonban feltörhetők, vagy hajlamosak az internetes lopásra, de ehhez megfelelő biztonsági intézkedéseink vannak.
Az OCR, a Deep Learning és az AI egyesítése a dokumentumok digitalizálásában
A mély tanulási rendszerekkel integrálva az OCR folyamat további lendületet kap. A mély tanulási mechanizmusok segítségével nagyobb hatékonysággal és pontossággal lehet strukturált és strukturálatlan adatokat nyerni a képekből.
Ezenkívül automatizálhatja a digitalizálási folyamatot, csökkentve az egyes dokumentumok digitalizálásával járó hibalehetőséget. Vannak gépi tanulási eszközök és szolgáltatások, amelyek segítségével automatizálhatjuk a nagy sebességű és többféle elrendezésű szövegkivonást.
Ezeken az OCR programokon belül ma már képfelismerő eszközök is találhatók, amelyek felgyorsítják a képek azonosításának és megjegyzéseinek a folyamatát.
Mindez a munka egyetlen megoldáson keresztül, az OCR-megoldásba integrálva vagy beépített funkcióként történik.
Következtetés
Optikai karakter felismerés (OCR) új lépéseket tesz az iparágban, megkönnyítve az átállást a fizikairól a digitálisra. A rendelkezésre álló eszközök széles választékával válassza ki azokat, amelyek rendelkeznek a dokumentumok egyszerű digitalizálásához szükséges összes szolgáltatással és funkcióval.
A Shaip OCR-je, engedélyezve a gépi tanulási szolgáltatásokkal, kiváló minőségű adatokat fog kapni intelligens eszközöktől és szolgáltatásoktól. Átalakítjuk a szöveges adatokat géppel olvasható formátumba, és kinyerjük a gördülékeny digitális átalakítási folyamathoz szükséges összes információt.
